【例文付き】看護師の内定辞退の方法|電話・メール・手紙での断り方

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〈この記事で分かること〉
  • 内定辞退を伝える正しいタイミングと方法
  • 内定辞退・保留の電話での会話例
  • 内定辞退のメールでの例文
  • 内定辞退後の詫び状例文

病院から転職の内定をもらった後、何らかの原因で辞退したい方もいるでしょう。

いつ、どうやって断るべきか分からず、悩んでいませんか?

辞退の連絡には丁寧な対応が求められますので、不安な気持ちになりやすいです。

しかし、会話例や例文を知って練習すれば解決できますので、ご安心ください。

本記事では、内定辞退を検討している方向けに、連絡方法や伝え方などをご紹介します

これを知れば、あなたも誠実な対応ができるでしょう。

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この記事を書いた人

駒田 太一

▶市立病院の総務課へ5年間出向し、医師・看護師の給与支給、福利厚生業務などを担当した。
▶現在は出向元に戻り、人事部で職員採用、定員管理、研修の立案・実施などを担当している。

駒田 太一をフォローする

1.内定辞退のタイミングと正しい方法

内定辞退は、病院側にとって非常に残念なお知らせです。

大きな迷惑をかけるので、できる限り早く連絡して丁寧に説明する必要があります。

誠意を持って行動し、納得してもらえるように工夫しましょう。

それでは、いつどうやって伝えるべきか、内定辞退のマナーを3つお伝えします。

1-1. 内定辞退は電話で速やかに伝える

基本的に、連絡は電話で行うべきです

申し訳ない気持ちから、直接担当者と話すのは気まずいと感じる方もいるでしょう。

しかし、非常に重要な連絡なので、確実に伝わる方法を選択します

辞退を決意したら、1日でも早く電話してください

躊躇している間にも、タイムリミットは近づいています。

誰かが辞退すると、病院は再度採用活動を始める必要があるのです。

駒田
駒田

影響を最低限に留めるためにも、遅くても内定通知から3日後までに連絡しましょう。

≫2-1.【内定承諾前】電話で辞退を伝える会話例

≫3-1.【内定承諾後】電話で辞退を伝える会話例

1-2.メールでの辞退はなるべく避ける

メールでの辞退は一方的なお知らせになるため、できるだけ避けてください。

しかし、数回電話しても担当者に繋がらない場合は、メールで辞退を伝えます。

事前に電話したことを書けば、それほど印象は下がらないでしょう。

本文では、内定を断ることを簡潔に伝えて、謝罪します。

数日経っても返信が来ないときは、メールが届いているか電話で確認してください

≫2-2.【内定承諾前】メールで内定辞退を伝える例文

1-3.内定承諾後の辞退は本来すべきではない

やむを得ない事情の場合は、内定承諾後も辞退することは出来ますが、本来すべきではありません

非常識な行為であり、採用側に多大な迷惑と損害をかけることになるからです。

そのため、もし辞退する場合はできだけ早急に電話連絡するようにしてください。

病院側にご迷惑をおかけしたことを謝罪するなど、誠意のある対応が重要です。

また、内定承諾後の辞退連絡は、電話した後に「詫び状」を送るとより誠意が伝わります。

駒田
駒田

内定承諾後の辞退は、病院側に時間もコストも負担をかけることになります。看護師採用を一からやり直さなければならないからです。そのため、誠意のある対応が重要なのです。

≫3-2. 詫び状(手紙)の例文

2.【内定承諾前】内定辞退を伝えるときの例文

内定辞退をお知らせする際は、具体的にどのように伝えるべきなのでしょうか。

ここからは電話の会話例とメールの例文をご紹介しますので、参考にしつつ、自分の言葉で伝えましょう。

緊張する可能性が高いので、事前のシミュレーションが大切です

2-1.【内定承諾前】電話で辞退を伝える会話例

《内定承諾前|電話での会話例》

あなた:お世話になります。先日、内定の通知をいただいた、○○ ○○と申します。本日、△△様はいらっしゃいますでしょうか?
病院受付:少々お待ちください。

病院担当:お電話代わりました、△△です。
あなた:お忙しいところ、失礼いたします。1先日、内定の通知をいただいた、○○ ○○と申します。今、お時間よろしいでしょうか?

病院担当:はい、どうされましたか?
あなた:2この度は、内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、3内定をお断りさせていただきたいと考え、お電話いたしました
病院担当:そうですか。よければ理由を教えてください。
あなた:はい。4自身の適性や進みたい方向性を再度考えた結果、お断りさせていただく決断をいたしました。お電話でのご連絡となり、大変申し訳ございません。

病院担当:分かりました。ご連絡いただき、ありがとうございました。
あなた:5内定をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。
病院担当:今後のご活躍をお祈りします。では、失礼いたします。

【電話で辞退を伝えるポイント】
  1. 名前(フルネーム)と「内定者」であることを伝える
  2. 内定をいただいたお礼をする
  3. 内定の辞退を伝える
  4. 内定の辞退を失礼のないように簡潔に伝える
  5. ご迷惑をかけたことをお詫びする

内定を断る場合、担当者にあまり時間をとらせてはいけません

丁寧さは重視しながら、簡潔に伝えましょう

場合によっては具体的な理由を尋ねられまが、聞かれたときは理由をある程度抽象的に伝えるのがおすすめです。

待遇に満足できない、見学時の印象が良くなかったなどの理由もあるでしょう。

しかし、病院を批判するようなことを言うべきではありません

駒田
駒田

内定辞退の理由を本音で話すのはNG。真摯に検討しましたが、他院への入職を決めましたなどの伝え方をしてください。

2-2.【内定承諾前】メールで辞退を伝える例文

《内定承諾前|辞退メール例文》

1件名)内定辞退のご連絡(〇〇大学 山田)

2〇〇病院〇〇課
人事部 〇〇 〇〇様

お世話になっております。内定のご連絡をいただきました、○○ ○○と申します。
3先ほどお電話させていだだきましたが、ご不在でしたのでメールさせていただきました

4この度は、内定をいただき誠にありがとうございます
大変恐縮ですが、内定を辞退させていただきたいと考え、ご連絡差し上げました。

5自身の適性や進みたい方向性を熟考した結果、お断りさせていただく決断をいたしました
貴重なお時間をいただきましたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。

本来であれば、直接お伺いしお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、お詫び申し上げます。何卒ご容赦いただけますと幸いです。

6末筆ながら、貴院の益々のご発展をお祈り申し上げます

****************************
氏名:
住所:
電話番号(携帯または自宅番号)
E-mailアドレス:
****************************

【メールで辞退を伝えるポイント】
  1. メールの内容が分かる件名にする
  2. 病院名と担当者名を正確に記載する
  3. 事前に電話した上でメールしたことを伝える
  4. 内定のお礼と辞退する旨を伝える
  5. 辞退理由を簡潔&失礼のないように記載する
  6. メール連絡のお詫びと病院の発展を祈る言葉を添える

メールの場合、誰が何の要件で送ったのかを明確にする必要があるため、他のメールに埋もれないよう必ず「件名」を入力します。

件名の後に「名前」も入れると丁寧です。

駒田
駒田

宛名は誤字脱字のないよう、特に注意してください。

内定辞退は電話連絡が原則ですので、メールより先に電話で連絡したことを伝え、メールでの連絡となったことをお詫びします。

電話と同じく本音を書く必要はありませんが、辞退の理由も少し触れながら真摯な対応を心がけてください。

最後に、病院の発展を祈る結びの言葉を入れます。

3.【内定承諾後】内定辞退を伝えるときの例文

内定承諾後の辞退は、まずは電話で伝えて、その上で詫び状を送るとさらに丁寧です

やむを得ない理由でも迷惑をかけたことに変わりないので、誠意を表しましょう。

3-1.【内定承諾後】電話で辞退を伝える会話例

《内定承諾後|電話での会話例》

あなた:お世話になります。内定のご連絡をいただいた、○○と申します。お忙しいところ、失礼いたします。本日、△△様はいらっしゃまいますでしょうか?
病院受付:少々お待ちください。

病院担当:お電話代わりました、△△です。
あなた:お忙しいところ、失礼いたします。1内定の通知をいただきました○○と申します。今、お時間よろしいでしょうか?
病院担当:はい、どうされましたか?

あなた:2先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、3内定を辞退させていただきたいと考え、お電話いたしました
病院担当:そうですか。できれば理由を教えていただけませんか?

あなた:はい。4実は、家族が急病で倒れ、介護するために実家へ引っ越すことになりました。大変申し訳ございません。
病院担当:そうなのですね。残念ですが、承知いたしました。
あなた:5内定を承諾させていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

病院担当:大変なところ、ご連絡いただき、ありがとうございました。それでは失礼します。
あなた:失礼いたします。

【電話で辞退を伝えるポイント】
  1. 名前(フルネーム)と「内定者」であることを伝える
  2. 内定をいただいたお礼をする
  3. 内定の辞退を簡潔に伝える
  4. 退職理由を聞かれたら「やむを得ない理由」伝え理解してもらう
  5. ご迷惑をかけたことをお詫びする

一度内定を承諾した後に辞退する場合、特に丁寧さが必要です

病院側はさまざまな準備を行っているため、どうしても迷惑をかけます。

失礼な行動だと反省した上で、誠実なやりとりを心がけましょう。

辞退の理由としては、病気や妊娠の発覚などが挙げられます。

仕方のない理由を伝えて、納得してもらえるよう、真剣に対応してください

駒田
駒田

直接伺ってお詫びしたい場合は、会話の中で都合のつく日時を尋ねましょう。

3-2. 詫び状(手紙)の例文

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【詫び状のポイント】
  1. 「拝啓」と「時候の挨拶」から入る
  2. 内定辞退を承諾してくれたことへのお礼とお詫びをする
  3. 病院の発展を祈る言葉と「敬具」を入れる
  4. 日付は漢数字、自分の名前と病院名、担当者名を正確に書く

詫び状の冒頭は、頭語と時候の挨拶です。

頭語(とうご)は「拝啓」「謹啓」などを使用します。

時候の挨拶は月によって異なるので、次の表で確認してください。

頭語と結語の組み合わせ
種類 頭語(とうご) 結語(けつご)
一般的な手紙 拝啓(はいけい) 敬具(けいぐ)
丁寧な手紙 謹啓(きんけい) 謹言(きんげん)
時候の挨拶一覧
  上旬 中旬 下旬
1月 新春の候 小寒の候 大寒の候
2月 立春の候 春寒の候 向春の候
3月 早春の候 春色の候 春分の候
4月 桜花の候 陽春の候 春陽の候
5月 新緑の候 薫風の候 青葉の候
6月 青葉の候 深緑の候 向暑の候
7月 盛夏の候 暑中の候 盛夏の候
8月 晩夏の候 晩夏の候 残暑の候
9月 初秋の候 涼風の候 秋涼の候
10月 秋晴の候 秋麗の候 秋冷の候
11月 晩秋の候 向寒の候 霜秋の候
12月 初冬の候 師走の候 歳末の候

次に、内定辞退を承諾してもらったことへのお礼とお詫びを伝えましょう。

続いて、病院の発展を祈る結びの挨拶「敬具」「謹言」などの結語(けつご)を入れます。

最後に、自分の名前や宛名などを書いて完成させます。

使用する便箋は、柄の入っていない白色の縦書きがおすすめです。

黒色のペンを使い、誤字・脱字のないよう、注意して書きましょう。

封筒も白色の無地が最適です。

和封筒を選び、便箋を三つ折りにして入れてください。

駒田
駒田

病院の住所や担当者名などは、絶対に間違えないよう注意してくださいね。

4.内定保留の伝え方と例文

複数の病院を受ける場合など、内定の返事を保留したい方もいるでしょう。

辞退するときと同じく、なるべく早く連絡してください

ここからは、電話のポイントと会話例をご説明します。

4-1.電話で内定保留を伝える会話例

《電話での会話例》

あなた:お世話になります。内定の通知をいただきました、○○と申します。お忙しいところ、恐れ入ります。本日、△△様はいらっしゃいますでしょうか?
病院受付:少々お待ちください。

病院担当:お電話代わりました、△△です。
あなた:お忙しいところ、失礼いたします。1内定の通知をいただきました、○○ ○○と申します。今、お時間よろしいでしょうか?
病院担当:はい、どうされましたか?

あなた:2この度は内定をいただき、ありがとうございました。面接でお伝えした通り、3来週、他院の面接がありますそちらの面接も受けた上で、お返事について判断したいと考えております。大変恐縮ですが、4○月○日までお時間をいただいてもよろしいでしょうか
病院担当:○月○日ですね。かしこまりました。ご連絡いただき、ありがとうございます。

あなた:ありがとうございます。後日改めてご連絡いたします。
病院担当:はい、お待ちしております。では、失礼します。
あなた:失礼いたします。

【電話で内定保留をお願いするポイント】
  1. 名前(フルネーム)と「内定者」であることを伝える
  2. 内定をいただいたお礼をする
  3. 内定の保留をお願いする
  4. 内定を保留する理由を伝える
  5. 保留の回答期限を提案する

内定の返事を保留する場合、必ず自分から回答期限を提案します

病院側にも都合があるので、保留の日数はできるだけ短くなるように調整しましょう。

長くても1週間程度が妥当だと言えます。

内地保留の理由も伝えることが大切で、面接時に「併願している病院がある」と答えた場合は改めて説明します。

「一度、家族と相談したいです」などの事情も考えられるでしょう。

丁寧に伝えれば、通常は保留を承諾してもらえます。

駒田
駒田

保留後の返事も、必ず自分から連絡してください

5.まとめ

今回の記事では、看護師の内定辞退や内定保留の連絡方法、例文などを説明しました。

どのように連絡すべきか分かり、今までよりも不安がなくなったのではないでしょうか?

あらかじめ準備すれば連絡しやすいので、ぜひこの記事を参考に、練習してください。

なお、内定辞退の連絡をすると、例文にはないことを言われる可能性もあります。

そんなときも焦らずに、誠実な対応を心がけましょう

不安な場合は、事前に想定される質問と答え方を考えておくのがおすすめです。

以上、最後までお読みいただき、ありがとうございました。


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