看護師が病院見学に参加する際、電話での申込みが必要なケースがあります。
電話のかけ方が分からなかったり、苦手意識を持っていたりしませんか？伝えるべき内容やマナーに不安があると、緊張します。しかし、準備してからかけると落ち着いて対応することができます。
本記事では、電話に不安を持っている看護師さん向けに、ポイントやマナーをご紹介します。これを知れば、あなたもスムーズに申込みできるでしょう。電話が苦手な方は、特にチェックしてください。
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1.【例文】電話で申し込むときの会話例
《病院見学を電話で申し込む際の会話例》
あなた：お忙しいところ失礼いたします。看護師の○○と申します。病院見学の申込みをさせていただきたく、お電話いたしました。
病院受付：担当者に代わります。少々お待ちください。
病院担当：お待たせいたしました、担当の○○と申します。病院見学を申し込みいただきありがとうございます。希望日はありますか？
あなた：○月○日から○月△日の間でお願いできますでしょうか？
病院担当：少々お待ちください。では、○月○日はいかがでしょうか？
あなた：はい、○月○日でお願いいたします。
病院担当：では、当日は11時に受付までお越しください。受付で、お名前と要件をお伝えいただければと思います。
あなた：かしこまりました。いくつか質問させていただいてもよろしいですか？
病院担当：はい。
あなた：当日の持ち物と、服装のご指定があれば教えていただけますでしょうか。緊急時のご連絡先も教えてください。
病院担当：必要な持ち物は筆記用具とマスクです。服装はスーツでお越しください。緊急連絡先は、○○-□□□□-△△△△です。
あなた：かしこまりました。お忙しいところありがとうございました。当日はよろしくお願いいたします。
病院担当：はい、お気を付けてお越しください。それでは失礼いたします。
あなた：失礼いたします。
2. 電話で申し込むときの4つのポイント
電話で病院見学を申し込むときは、以下の4つのポイントに注意する必要があります。一度の電話で、申し込みや疑問の解消を完了させることが大切です。
忙しい担当者に時間を取らせないよう、情報は簡潔に伝えましょう。
2-1. 大きめの声でハキハキと話す
電話では、普段の会話よりも大きな声を意識する必要があります。普段通り話しているつもりでも、相手からは聞き取りづらいかもしれません。
聞き取りにくいと、担当者にストレスを与えるでしょう。聞き間違いが起こると、見学日などの勘違いが発生する恐れもあります。
モゴモゴとした話し方では印象も悪いので、緊張してもはっきり話すことが大切です。
2-2. 見学の候補日を多く伝える
申し込みの電話では、見学の候補日を尋ねられます。その際、少なくとも3日程度は提案してください。ピンポイントで伝えても、担当者の都合がつかないかもしれません。他の見学者で予定が埋まっていることも考えられます。
自分が担当者の予定に合わせることを忘れてはいけません。スケジュールには余裕をもって、なるべく早く電話をかけるべきです。
2-3. 当日の持ち物と服装を確認する
見学当日の持ち物や服装は、病院によってさまざまです。基本的な持ち物は同じ可能性が高いですが、履歴書を求められるケースもあります。
直前になって焦らないよう、あらかじめ確認しましょう。ただし、持ち物はホームページなどに書いている病院もあります。再度質問すると印象が悪いので、事前のチェックが大切です。
服装はスーツの指定が多いでしょう。場合によっては、病院へ到着後、白衣に着替えて見学します。ナースシューズや名札などの必要性を確かめると安心です。
2-4. 問い合わせの電話番号を聞いておく
見学当日に、体調不良になる可能性もあります。病院には数多くの患者さんがいるので、無理に参加するべきではありません。また、電車の遅延などが原因で遅刻することも想定されるでしょう。
欠席する場合は、早めに連絡する必要があります。その際、病院担当者に直接連絡する方が早いかもしれません。そのため緊急時の電話番号を聞いておくべきでしょう。
3. 電話で申し込む際に注意すべき4つのマナー
電話をかけるときは、マナーに注意することが大切です。失礼のないように4つの注意事項をお伝えしますので、電話をかける前に必ず確認してください。
3-1. 病院ホームページで病院見学の告知がないか確認する
電話をかける前に、ホームページの確認は欠かせません。参加可能な日程や持ち物、当日の流れなどが載っている場合があるからです。
病院によっては、電話での申し込みに対応していないかもしれません。専用フォームやメールで申し込むケースもあるため、必ずチェックしましょう。
3-2. 病院の繁忙時間を避けて電話する
電話をかける時間は、10時～11時、14時～15時前後がおすすめ。それ以外の時間帯は忙しいため、なるべく避けるべきです。お昼休みにあたる12時前後も控えることをおすすめします。
働きながら転職活動を行っている場合、土日に電話したい方もいるでしょう。しかし、担当者不在の可能性があるので、平日に電話するようにしてください。
3-3. 静かな場所から電話する
電話に声以外の音が入ると、聞き取りづらく担当者にストレスを与えてしまいます。電話の内容に集中できないため、静かな場所からかけるべきです。外だと自分の気持ちも落ち着かないので、自宅が最適でしょう。
どうしても外から電話しなければならない場合は、人通りや車通りの少ない路地裏などを選んでください。騒音だけでなく電波状況の良さにも注意してください。
3-4. メモの準備をする
電話で得た情報は文字として残りません。見学の日程や持ち物など、重要な情報は自分でメモする必要があります。電話中に焦らないよう、必ず手元にメモ帳とペンを用意しましょう。
電話に慣れていなくて緊張する方は、話す内容を一字一句書き出すのもおすすめです。言い間違いなどを防げますし、自信を持って電話できます。
4.【例文】その他病院に電話するときの会話例
病院見学の申し込み以外にも、病院に電話するタイミングがあるかもしれません。折り返しやキャンセルの連絡など、重要な連絡は必ず早めに電話で伝えましょう。
ここからは、一例として具体的な会話の流れをご紹介します。
4-1. 病院に折り返しの電話する時
《病院に折り返し電話する際の会話例》
あなた：先ほどお電話をいただきました、○○と申します。先ほどはお電話に出られず、大変失礼いたしました。
受付：お電話ありがとうございます。担当者に代りますので、少々お待ちください。
病院担当：△△です。折り返しいただきありがとうございます。大変申し訳ありません。先日お伝えした、当日の服装が変更になりました。スーツではなく、白衣を持参していただいてもよろしいでしょうか？
あなた：かしこまりました。靴は、ナースシューズでよろしいでしょうか？
病院担当：はい。普段使用されているナースシューズをご持参ください。
あなた：承知いたしました。ありがとうございます。
病院担当：では、当日はよろしくお願いします。
あなた：はい。よろしくお願いいたします。失礼いたします。
病院からかかってきた電話に折り返す場合は、折り返しの電話だと分かるように名乗ります。病院からの連絡の内容は、日程や服装の変更などさまざまです。
日程を確認できるように、スケジュール帳やメモ帳を手元に置きましょう。
4-2. 病院見学について問い合わせる時
《病院見学について問い合わせる際の会話例》
あなた：お忙しいところ失礼いたします。○月○日に病院見学に参加させていただきます、○○と申します。本日、担当の△△様はいらっしゃいますか？
病院受付：はい。担当者に代りますので、少々お待ちください。
病院担当：お電話代わりました、△△です。
あなた：お忙しいところ失礼いたします。病院見学の服装について、お伺いしてもよろしいでしょうか？
病院担当：はい。当日は、病院見学にふさわしい服装でお越しください。見学では病院内を歩いていただきますので、音の出る靴は避けてください。
あなた：かしこまりました。ありがとうございます。
病院担当：他に質問はありますか？
あなた：いえ、ございません。お忙しいところありがとうございました。当日は、よろしくお願いいたします。
病院担当：はい、よろしくお願いします。
病院見学について分からないことがあれば、問い合わせても構いません。自分の判断でミスするよりも、確認する方が安心です。
ただし、時間をとらせてしまうので、担当者への配慮は欠かせません。
4-3. 病院見学をキャンセルする時
《病院見学をキャンセルする際の会話例》
あなた：お忙しいところ失礼いたします。先日、病院見学の申し込みをさせていただいた、○○と申します。本日、担当の△△様はいらっしゃいますか？
病院受付：お呼びしますので少々お待ちください。
病院担当：お電話代わりました、△△です。
あなた：病院見学の申し込みをさせていただいた、○○と申します。申し訳ありませんが、病院見学への参加を辞退させていただきたく、お電話いたしました。
病院担当：分かりました。よろしければ理由を教えていただけますか？
あなた：はい。現在働いている病院で、どうしても出勤が必要になりました。大変申し訳ございません。
病院担当：そうですか。残念ですが、また機会があればよろしくお願いします。
あなた：ありがとうございます。失礼いたします。
病院見学をキャンセルする場合、連絡しづらいと感じるでしょう。しかし、病院側にも都合があるので、辞退を決めたらすぐに連絡すべきです。しっかりと謝罪しつつ、簡潔に要件を述べることが求められます。
キャンセルの理由を尋ねられるケースもあるでしょう。急用が入った、他の病院で内定を得たなど、理由は正直に答えることが大切です。
5. まとめ
今回の記事では、病院見学に申し込む際の電話のかけ方を説明しました。会話例やマナーなどが分かり、今までよりも不安がなくなったのではないでしょうか?
落ち着いてかければハキハキと話せますので、ぜひこの記事を参考にしてください。それでも不安な場合は、実際に声に出して練習することをおすすめします。言うべきことが頭に入っていれば、言葉に詰まりにくいでしょう。
以上、最後までお読みいただき、ありがとうございました。
